¿Qué son los sistemas contables y para qué sirven?
Manejar la contabilidad de una compañía de forma manual puede ser un desastre, sobre todo en la época actual en donde se requiere pleno control de la información financiera y un manejo rápido de la misma. Ante este panorama, las empresas tienen que implementar soluciones tecnológicas que le permitan optimizar sus procesos, y eso es justamente lo que prometen los sistemas
contables, los cuales permiten la creación de orden administrativo, por medio de la sistematización de las operaciones contables y la información financiera.
¿Qué es un sistema contable?
Por sistemas contables nos referimos a un programa informático que tiene la capacidad de procesar información contable y financiera mediante una estructura que permite la recolección de información de una empresa en base a reportes, formularios y libros. Estos permiten contar con los datos necesarios para que la gerencia tome decisiones oportunas y bien informadas.
Los sistemas, son módulos ordenados que tienen la capacidad de interactuar entre sí, interrelacionando información que luego puede ser filtrada para la generación de informes. La información contenida es únicamente de carácter financiero y contable, es decir, que se trata de un programa computarizado que permite llevar las cuentas y manejar la información financiera de manera inmediata, segura y efectiva.
Principales características de los sistemas contables
Dentro de la compleja arquitectura que sustenta el funcionamiento de esta clase de sistemas, nos encontramos con algunas características importantes que debemos conocer para entender mejor los beneficios y ventajas que obtenemos con su implementación en nuestros negocios.
- Fáciles de utilizar. Son comprensibles ya que no solo tienen que entenderlos las personas especialistas en contabilidad; sino que además cualquier integrante del equipo de trabajo de la empresa, que necesite determinada información, puede acceder a la misma sin dificultades.
- Confiables. Es necesario que los datos contenidos en los sistemas contables sean lo suficientemente confiable para que la gerencia tenga la capacidad de tomar decisiones certeras en los momentos adecuados y contando con datos realmente fiables.
- Útiles. Como comentamos, necesitamos que esta clase de sistemas sean útiles para que la empresa pueda tomar decisiones en base a información, de modo que deben contener todos los datos financieros que permitan conocer eficazmente la situación de la empresa.
Ventajas y desventajas de los sistemas contables
Los sistemas contables pueden ofrecer ventajas impresionantes para maximizar la eficiencia de empresas grandes y pequeños emprendimientos que requieren control estricto de sus finanzas. Pero también, su implementación puede generar algunas desventajas muy puntuales a las cuales hay que prestar atención.
Ventajas
La ventaja principal para una empresa es el hecho de tener pleno control sobre la gestión de los ingresos y egresos. Con los sistemas contables es posible tener perfectamente organizadas todas las transacciones de la empresa y de ese modo se puede controlar cualquier anomalía; detectar fallos que puedan afectar el correcto funcionamiento de la compañía.
Tener control sobre las ganancias y pérdidas mediante comprobantes digitales hace que se gestionen de mejor manera los recursos de la empresa y así poder realizar inversiones inteligentes que mejoren la posición de la empresa en el mercado.
Desventajas
Requiere de un personal organizado que se encargue del control del sistema. Esto no es realmente un inconveniente, pero puede tornarse uno si no se cuenta con personal que tenga la disposición de trabajar correctamente. Realmente no es una desventaja, sino un impulso para mejorar la eficiencia. El hecho de que la operación de un sistema contable requiera una buena cantidad de orden y rigurosidad, además de la inversión de tiempo para crear y mantener la base de datos, permite que el personal a cargo sea proactivo y mucho más atento en sus labores diarias.
Importancia de contar con un sistema contable en tu empresa
La contabilidad es la base sobre la cual se han de tomar las decisiones gerenciales y administrativas de la empresa. No hay ningún tipo de actividad económica que no incluya el manejo de datos y registros del intercambio económico realizado.
Tener control exacto sobre los movimientos financieros, las ganancias percibidas y las pérdidas durante un periodo de actividad, son elementos clave para conseguir tener dominio sobre la situación financiera de la empresa. Siendo dueño de una empresa, no importa su tamaño, se hace necesaria la implementación de sistemas contables que ayude al departamento encargado a desempeñar sus funciones. Gracias a la tecnología, es posible disponer de información centralizada, en la que se refleje con exactitud la salud financiera de la empresa y permita tomar decisiones acertadas y oportunas.
Con estos programas informáticos actuales con base de operación en la nube, se deja a un lado el papeleo, los archivos físicos y se tiene acceso a información estadística histórica, e incluso, hacer consultas a cualquier movimiento desde cualquier parte del mundo, utilizando internet.